Německý zákon na ochranu dat (BDSG) ustanovuje, že jisté detaily automatického zpracování osobních dat musí být ve vhodné formě veřejně přístupné. Z tohoto důvodu udržujeme podrobný registr těchto operací. Pro základní orientaci jsme sestavili následující souhrnnou informaci. V případě, že byste potřebovali podrobnější informace, obraťte se, prosím, na naši kancelář ochrany osobních údajů. V této kanceláři Vám budou poskytnuty údaje, zda byla uložena data týkající se Vaší osoby a pokud ano, pak v jaké podobě.

Prosím, pozor: následující prohlášení se týká celého spektra zpracování osobních údajů naší společností. Zvláštní poznámky týkající se zpracování osobních dat na našich internetových stránkách jsou k dispozici zde.

1. Název a adresa odpovědného úřadu

Maria Clementine Martin Klosterfrau 
Vertriebsgesellschaft mbH
Gereonsmühlengasse 1-11
50670 Kolín nad Rýnem
Německo

Tel: +49 221-1652-0
Fax: +49 221-1652-430

E-Mail: dialog@klosterfrau-service.de 
Internet: www.klosterfrau-group.de

2. Management

Herr Dr. Stefan Koch (Chairman)
Herr Stephan Börner
Herr Michael Reiss
Frau Dr. Jaana Saarteinen-Erben

3. Vedoucí úřadu pro zpracování informací

Frank Roth
vedoucí hlavního odboru IT

4. Kontaktní údaje úřadu pro zpracování informací

Elektronickou poštou na datenschutz@klosterfrau.de nebo na výše uvedené poštovní adrese

5. Záměr pro zaznamenávání a zpracovávání údajů

Naše společnost distribuuje a prodává léčiva, kosmetické přípravky a další farmaceutické zboží. Osobní údaje zpracováváme za tímto hlavním účelem. Současně zpracováváme údaje z pověření dalších obchodních společností včetně všech společností skupiny Klosterfrau. Zpracování dat pak probíhá pro jejich účely a na jejich zodpovědnost.

6. Popis skupin osob, jichž se sběr dat dotýká

Zaznamenáváme, zpravováváme a používáme údaje o různých skupinách osob. Mezi typické příklady dat patří následující:

Týkající se zákazníků
Jméno, kontaktní údaje, detaily bankovního spojení, detaily o věrohodnosti a údaje o objednávkách, dodávkách, termínech a platbách.

Týkající se zainteresovaných stran
Jméno, kontaktní údaje, zájem o produkty, údaje týkající se odběru novinek a účasti v soutěžích o ceny

Týkající se smluvních stran a dodavatelů
Jméno, kontaktní údaje, detaily bankovního spojení a údaje o objednávkách, dodávkách a službách, datech uzavření smluv a o platbách

Týkající se zaměstnanců
Jméno, kontaktní údaje, pozice v organizaci, stav jako zaměstnanec, důchodce atd., detaily o mzdách, platu či penzi, údaje týkající se pracovní doby a dat odvozených z pracovní náplně, spotřeby (např. v kantýně) jakož i další data nezbytná k zajištění pracovně-právního vztahu.

Týkající se žadatelů o zaměstnání
Jméno, kontaktní údaje, žádaná pozice, kvalifikace, další údaje o žádosti o zaměstnání, údaje o průběhu a výsledku přijímacího řízení.

7. Příjemci nebo kategorie příjemců údajů

Příjemci výše uvedených dat v rámci společnosti a to v míře nezbytné k vykonávání povinností plynoucích z jejich oblasti zodpovědnosti. Externí příjemci obdržují osobní údaje v případě, že to vyžaduje zákon nebo je to nezbytné pro naplnění smluvního vztahu. Některé případy příjemců a zpracovatelů dat zahrnují i úřady sociálního pojištění, daňový úřad, dozorčí orgány, bankovní ústavy, pojišťovny a poskytovatele služeb a to v souladu s § 11 BDSG.

8. Závazné termíny pro vymazání dat

Osobní data jsou vymazávána v případě vypršení zákonem dané lhůty pro jejich uchovávání nebo v případě, že již nejsou více potřebné k zajištění výše uvedených cílů.

9. Předávání údajů do třetích zemí

Údaje nejsou předávány do zemí mimo Evropskou unii nebo mimo Evropský ekonomický prostor (třetí země).